Digitale Schweißdokumentation: 5 Gründe für den Wechsel von Excel auf Software

Die Schweißdokumentation nach EN 1090 ist für Metallbau-Unternehmen Pflicht — aber wie sie erstellt wird, macht einen enormen Unterschied. Viele Betriebe arbeiten noch mit Excel-Tabellen, Word-Vorlagen und Papierordnern. Das funktioniert, bis der Auditor kommt oder ein Mitarbeiter krank wird.

In diesem Artikel zeigen wir, warum der Wechsel auf eine digitale Schweißdokumentation nicht nur Zeit spart, sondern auch die Compliance-Sicherheit erhöht.

Was gehört zur Schweißdokumentation nach EN 1090?

Die EN 1090-2 und zugehörige Normen definieren klar, welche Dokumente für die werkseigene Produktionskontrolle (WPK) vorliegen müssen:

• Schweißanweisungen (WPS) nach ISO 15609-1 — für jede Schweißverbindung
• Qualifizierungsnachweise (WPQR) nach ISO 15614-1 — als Grundlage der WPS
• Schweißerprüfungen nach ISO 9606-1 — mit aktuellem Gültigkeitsstatus
• Materialzertifikate nach EN 10204 — mindestens Typ 3.1 ab EXC3
• Schweißprotokolle — Dokumentation der tatsächlichen Ausführung
• NDT-Berichte — Umfang abhängig von der Ausführungsklasse

Diese Dokumente müssen nicht nur existieren, sondern inhaltlich korrekt, aktuell und jederzeit auffindbar sein.

5 Gründe für den Wechsel auf digitale Schweißdokumentation

1. Zeitersparnis: Von 45 Minuten auf 2 Minuten pro WPS

Eine WPS nach ISO 15609-1 enthält über 50 Pflichtfelder — von Grundwerkstoff und Schweißprozess über Nahtform und Position bis zu Stromstärke und Schutzgas. In Excel müssen diese Felder manuell ausgefüllt, formatiert und geprüft werden.

Mit einer spezialisierten Software wie StahlNorm:

• Werden Schweißprozess-Parameter automatisch vorgeschlagen
• Prüft die Software in Echtzeit gegen ISO 15609-1
• Werden Referenzen zu WPQR automatisch verknüpft
• Kann eine neue WPS in unter 2 Minuten erstellt werden

Rechenbeispiel: Bei 20 WPS pro Jahr spart ein Betrieb über 14 Stunden — nur für die Erstellung. Die Verwaltung, Suche und Aktualisierung kommt noch dazu.

2. Fehlerfreiheit durch automatische Validierung

Der häufigste Grund für Audit-Beanstandungen: formale Fehler in der WPS. Fehlende Pflichtfelder, falsche Parametereinheiten, nicht abgedeckte Schweißpositionen.

Eine digitale Lösung prüft automatisch:

• Alle Pflichtfelder nach ISO 15609-1 (inkl. Zusatzwerkstoffe, Positionen, Stromparameter)
• WPQR-Abdeckung (Dickenbereich, Werkstoffgruppe, Position, Wärmeeinbringung)
• Schweißer-Qualifikation (ISO 9606-1: Prozess, Position, Dicke, Werkstoffgruppe)
• Gültigkeitszeiträume (Zertifikate, Verlängerungen, Kontinuität)

In Excel sind diese Prüfungen manuell — und damit fehleranfällig. In StahlNorm erfolgen sie automatisch bei jedem Statuswechsel.

3. Ablaufüberwachung: Keine abgelaufenen Qualifikationen mehr

ISO 9606-1 verlangt, dass Schweißer innerhalb von 6 Monaten einen dokumentierten Nachweis ihrer Schweißtätigkeit erbringen müssen. Wird diese Frist versäumt, verliert die Qualifikation ihre Gültigkeit — rückwirkend.

In der Praxis bedeutet das:

• Schweißer, die seit 5 Monaten nicht geschweißt haben, sind ein Risiko
• Abgelaufene Qualifikationen machen jede damit erstellte WPS ungültig
• Im Audit wird der zeitliche Nachweis geprüft

Eine digitale Schweißdokumentation überwacht automatisch:

• Tage seit letzter dokumentierter Schweißung
• Warnung bei 150 Tagen (Gelb), Alarm bei 170 Tagen (Rot)
• Zertifikats-Ablaufdaten mit Vorlaufwarnungen
• WPQR-Gültigkeitsstatus

4. Audit-Sicherheit: Alles sofort griffbereit

Audits für EN 1090 kommen angekündigt oder unangekündigt. Der Prüfer erwartet:

• Vollständige WPS für jede Schweißverbindung
• WPQR-Nachweise für alle WPS
• Aktuelle Schweißer-Qualifikationen
• Materialzertifikate mit Rückverfolgbarkeit

Mit Excel: Suche in mehreren Ordnern, Dateien und Versionen. Veraltete Kopien, fehlende Updates, nicht nachvollziehbare Änderungen.

Mit Software: Ein Dashboard zeigt den aktuellen Compliance-Status. Alle Dokumente sind verknüpft, versioniert und sofort auffindbar. Der Auditor kann in Minuten statt Stunden prüfen.

5. CE-Kennzeichnung auf Knopfdruck

Die CE-Kennzeichnung nach EN 1090-1 erfordert eine Leistungserklärung (DoP) für jedes Produkt. Diese muss auf den tatsächlich verwendeten WPS, Werkstoffen und Qualifikationen basieren.

Mit einer integrierten Lösung:

• Wird die DoP automatisch aus den hinterlegten Daten generiert
• Stimmen alle Referenzen zwischen DoP, WPS, WPQR und Materialzertifikaten überein
• Kann bei Änderungen sofort eine neue Version erstellt werden

Excel vs. Software: Der Vergleich

Was gehört zur vollständigen Schweißdokumentation?

Eine lückenlose Schweißdokumentation nach EN 1090 umfasst:

1. Schweißplan (EN 1090-2, Kap. 7.2.2) — Übersicht aller Schweißarbeiten am Projekt
2. WPS (ISO 15609-1) — Detaillierte Anweisung für jede Nahtart
3. WPQR (ISO 15614-1) — Qualifizierungsnachweis der Schweißprozesse
4. Schweißerprüfungen (ISO 9606-1) — Gültige Qualifikationen aller Schweißer
5. Schweißprotokolle — Dokumentation der tatsächlichen Ausführung
6. NDT-Dokumentation (EN ISO 17635) — Prüfberichte und -umfang
7. Materialzertifikate (EN 10204) — Werkstoffnachweise mit Rückverfolgbarkeit
8. Leistungserklärung (DoP) — CE-Konformitätsnachweis

Fazit: Der richtige Zeitpunkt ist jetzt

Die Anforderungen an die Schweißdokumentation werden nicht weniger. Mit EN 1090, steigenden Audit-Anforderungen und dem Fachkräftemangel ist eine digitale Lösung keine Frage des „Ob", sondern des „Wann".

StahlNorm wurde speziell für Metallbau-KMUs entwickelt, die EN 1090 Compliance ernst nehmen, aber keine Stunden mit Dokumentation verbringen wollen.

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Weiterführende Links:

• Schweißdokumentation Features
• Alle Features im Überblick
• WPS nach ISO 15609-1
• Schweißanweisung erstellen — Praxis-Guide